製造業界の営業顧客管理におけるExcelとGoogleスプレッドシート利用による落とし穴と効率化の方法

製造業界では、案件管理や売上管理においてExcelやGoogleスプレッドシートが便利なツールとして広く使われています。しかし、「もっと効率的に営業や商談を管理できないか」「商談の進捗が見えづらい」「ヒューマンエラー対策をしたい」といった悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。これらのツールは確かに便利ですが、営業や商談管理においては限界も存在します。

今回は、ExcelやGoogleスプレッドシートを使った営業や商談管理のデメリットと、より効率的な管理方法についてご紹介します。

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製造業界での営業案件管理の基本

ここでは、製造業界における営業案件の管理とは何か、生産工程管理との違いと、その必要性、そして案件管理を行うことのメリットについて基本的な知識をご説明します。

製造業界の営業案件管理とは？生産工程管理との違い

製造業界の営業案件管理とは、顧客ごとの商談やプロジェクトの進捗を見える化することで把握し、迅速且つ効率的に管理するプロセスを指します。これにより、営業活動の透明性が向上し、商談の進捗状況をリアルタイムで把握できるようになります。さらに、製造の現場との情報をシームレスに連携することで、無駄な製造や過剰生産を避けることが可能になります。案件管理を適切に行うことで、営業チームの生産性が向上し、成約率や顧客満足度の向上につながります。また、属人化の解消にも役立ち、営業活動の標準化を促進します。

一方で、生産工程管理とは、製品の製造プロセスを効率的に管理し、品質や納期を確保するためのプロセスです。生産工程管理は、製造現場における資源の最適化や生産スケジュールの管理を通じて、製品の品質向上やコスト削減を目指します。案件管理と生産工程管理は、どちらも効率化を目指す点では共通していますが、対象とするプロセスや目的が異なります。案件管理は主に営業活動に焦点を当てており、生産工程管理は製造プロセスに焦点を当てています。

製造業界における営業案件管理の重要性

営業進捗を顧客ごとに正確且つ適切にマネジメントすることは、案件の鮮度管理面からも非常に重要です。組織が大きくなるにつれて、扱う案件が増え、案件の特性や種類が異なるものを同時に進める必要が出てきます。このような状況では、案件の対応や処理方法も複雑化し、膨大になります。膨大な量の案件処理を管理者1人が記憶をたどって頭の中だけで処理することは現実的ではなく、案件の鮮度低下や滞留による失注リスクの観点からも適切とはいえません。

抜け漏れなく案件を管理するためには、BANT情報や確度、スケジュール・要件について一元的に管理するシステムを導入し一連の業務フローを整理することが重要です。これにより、案件の進捗を正確に把握し、適切なタイミングで意思決定を行うことが可能になります。

さらに、案件管理はデータ蓄積の機能も持っています。営業活動における成功事例と失敗事例をデータとして蓄積し、案件が成功、あるいは失敗に至った原因や経緯を事後に検証・確認することで、次回の案件に活用できます。これにより、優秀な成果を残している営業マンのノウハウを営業メンバー全体で共有し、標準を策定することで、営業部門全体のスキルアップを促す効果も期待できます。

このように、営業案件管理は組織の成長とともにその重要性が増し、効率的な営業活動と組織全体のパフォーマンス向上に寄与します。

案件管理を行うことのメリット

ここでは、案件管理を行うことのメリットを4つ紹介します。

1. スケジュールが可視化される

案件管理によって、案件における作業量のツリー構造を定義して整理することができます。
これにより、作業量の順序や優先度を設定してスケジュール管理を行うことが可能です。案件のスケジュールや進捗状況、実績データ、作業内容はガントチャートなどのグラフで表現でき、進捗の度合いを直感的に編集・表示することができます。

2. PDCAを回しやすくなる

PDCAとは「Plan」、「Do」、「Check」、「Action」の4つの頭文字からなる言葉で、継続的に業務の効率化や改善を促進する管理手法です。

「Plan」では、目標設計や達成したい業務の成果に向けて計画を作成します。5W2H（Who、When、Where、What、Why、How、How much）を意識して、具体的な数値と合わせて目標を設定します。
「Do」では、計画に従って業務を遂行します。計画した目標達成や計画のために実行できることを数値や時間などで具体的にToDoリストに入力し、順番に実行します。進捗度や計画の有効性を分析・検証するため、実行に対する記録を詳細に残しておく必要があります。
「Check」では、設計した目標がどの程度実行できているかを評価します。結果を客観的な数値で評価し、具体性のある検証結果をフィードバックすることが重要です。
「Action」では、「Check」で顕在化した検証・分析結果を基に、目標達成のために必要な改善点を発見し、実行します。

PDCAサイクルを回すことで評価と改善が繰り返され、業務に高い効果をもたらします。多忙な業務の中では結果を次に活かすことが疎かになりがちですが、案件管理によって成功事例や失敗事例がデータとして残るため、データをもとに営業活動の改善につなげることができます。結果として、案件のPDCAサイクルを回しやすくなり、チーム全体のクオリティの向上も期待できます。

3. 顧客とのトラブル防止につながる

案件管理によりスケジュールの管理ができると、営業担当者が立てた不十分な計画を営業マネージャーが確認し、指摘できるようになります。
これにより、トラブル防止に役立ちます。無理なスケジュールは、顧客に伝えた納期を守れなかったり、顧客と十分なコミュニケーションが取れなかったりとトラブルの原因になります。案件管理は課題が可視化されるため、トラブルが小さいうちに早期解決しやすくなります。

4. 履歴の蓄積による顧客対応の向上

案件管理を通じて履歴を蓄積していくことで、顧客ごとのデータが残ります。
これにより、過去の取引履歴や顧客の特性を把握し、より適切な対応が可能になります。顧客のニーズや過去のトラブルを理解することで、よりパーソナライズされたサービスを提供し、顧客満足度を高めることができます。

製造業界における営業DX化の遅れ

製造業界におけるIT化の遅れは、営業業務効率の向上やデータ管理の最適化において大きな課題となっています。その一つの例として、案件管理をEXCELやGoogleスプレッドシートで十分に行えると考えている企業が多いことが挙げられます。

EXCELやGoogleスプレッドシートは、データの整理や簡単な集計を行うための便利な表計算ツールですが、案件管理においては限界があります。これらのツールは、基本的なデータ入力や計算には適していますが、複雑なプロジェクト管理やリアルタイムでの情報共有には不向きです。特に、製造業界では複数のプロジェクトが同時進行することが多く、各プロジェクトの進捗状況やリソース配分を効率的に管理するためには、より高度なプロジェクト管理ツールが必要です。

では、具体的にどのように不向きなのかを次に解説します。

リアルタイムで情報が反映されない: EXCELやスプレッドシートを案件管理に利用する際の大きな課題の一つは、情報のリアルタイム性に欠けることです。
特にビジネスの現場では、状況が刻一刻と変化するため、迅速な対応が求められます。しかし、EXCELを用いた管理では、情報の更新が遅れがちになり、リアルタイムでの対応が難しくなるという問題があります。
たとえば、営業活動においては、日々の進捗状況をリアルタイムで把握し、迅速に対応することが求められます。しかし、EXCELでの管理では、いちいちファイルを開いて手動でデータを更新する必要があり、これが大きな負担となります。たとえオンラインでチームで共有し、更新が可能な環境であっても、原則として手動で更新、追記していく必要があります。これにより、データの更新が遅れることで、最新の情報をもとにした意思決定ができず、ビジネスチャンスを逃すリスクが高まります。
また、これらのEXCELやスプレッドシートのファイルは複製されてローカルに保存されることが多いため、どれが最新の情報か不明瞭になりがちです。これにより、関係者間での情報共有が滞り、業務の効率が低下するリスクが生じます。さらに、ファイルのバージョン管理が煩雑になり、誤った情報をもたらすリスクも増大します。
チームで運用しにくい: EXCELはGoogleドライブなどに格納すれば同時に更新することも可能ですが、各担当者がバラバラに更新することで、どれが最新の情報なのか分からなくなることがあります。
この結果、情報の整合性が取れず、誤って古いバージョンのデータに戻ってしまう、いわゆる「先祖返り」が発生するリスクもあります。そのため、チーム全体の成績を把握するために各担当者のシートを確認したり、頻繁に会議を開催して情報をすり合わせる必要が生じ、その会議のたびにどれだけキレイな資料を作成したとしても、それが完成した瞬間から情報として古くなってしまうという悪循環で、非常に手間がかかります。
担当者によって入力ルールがバラバラ: 製造業界の営業では、外出や現場での対応が多く、リアルタイムで進捗を入力するのが難しいことがあります。
全員がこまめに入力できれば良いのですが、入力を怠る人がいたり、入力率が高い項目と低い項目ができたり、時差が生じる可能性があります。さらに、入力する人によって記入する文章のテイストに個人差があり、詳細に書く人もいれば、書いたつもりで必要な情報が足りていないこともあります。また、入力方法が統一されていないとデータを統合できません。英数字の半角や大文字など、細かな違いでもエラーが発生し、分析ができなくなる可能性があります。
分析に時間がかかる: 営業活動においては、案件管理に必要な数字の分析が重要です。
製造業界では特に、チームの売上金額や担当者ごとの成約率などを把握するために、計算式を入れたりグラフを作成したりする必要があります。しかし、これには時間がかかり、ある程度のEXCELの知識を学ぶ必要があります。その結果、本来の営業活動や製造プロセスの改善提案といった業務以外に時間を割かれることになります。
他ツールと連携せず、ミス発生の恐れも: 商談の進捗記録や製品仕様書、請求書などが異なるツールやファイルで管理されることが多く、入力するファイルが分散すると最新情報の共有が困難になります。
これにより、作業が二重に発生し、金額ミスや仕様の誤解などのリスクが考えられます。特に製造業界では、複数の担当者が一つの案件を担当することが多いため、注意が必要です。
データの紐づけ、一元管理が困難: 取引先情報や製品データを効率的に管理することはどの業界でも重要ですが、EXCELではこれが難しいため、どの案件も一から全てEXCELに入力する必要があります。
また、管理の問題から、同じデータを複数のシートに入力しなければならないこともあります。さらに、別のファイルに分かれている場合、必要な情報の検索がしづらく、重複して入力してしまうなどの無駄な工数が増える恐れもあります。
入力漏れがあっても発見できない: 案件情報の管理を徹底しても、ヒューマンエラーを完全になくすことはできません。
特に製造業界の営業では、案件の入力漏れや抜けが発生することがあります。EXCELには入力漏れを通知する機能がないため、入力漏れがあってもそのまま放置されるケースが多くあります。強く意識してチェックすれば、入力漏れや抜けを減らすことはできますが、その分営業担当者への負担が増えてしまいます。

SFA/CRMの導入によるEXCEL/スプレッドシートの課題解決

ここまでEXCELやスプレッドシートを用いた案件管理に大きな課題があることをご紹介しました。
SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理システム）を導入することでこれらの問題を効果的に解決できます。SFA/CRMは、入力方法を統一し、リアルタイムでのデータ更新や確認を可能にするため、入力のばらつきを抑え、情報の一貫性を保つことができます。また、必要な情報を漏れなく記入するためのガイドラインを設定できるため、個人差による情報の不足を防ぎます。さらに、データの自動統合や分析機能を活用することで、効率的に営業活動をサポートし、精度の高い意思決定を促進します。これにより、営業チーム全体の生産性向上と業務の効率化が期待できます。加えて、スマホのアプリに対応しているツールも多く、外出先でも簡単にデータを入力・確認できるため、より柔軟な働き方が可能になります。

結果、不要な会議や資料作成もなくなるため、より効率的に営業チームが動くことも可能になり、良いことづくめです。

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また、個別調査が必要ですが、過去のEXCELデータの資産をSFA/CRMに格納させ、移行させるご相談も承っております。

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